Engager une démarche d’évaluation
Un article CEDIP
Décider d’évaluer
La décision d’évaluer, prise par un commanditaire, est une phase capitale.
A ce niveau, il convient de répondre aux questions suivantes :
- Qu’est ce qui motive la demande d’évaluation ?
Une décision d’évaluation est la plupart du temps générée par la prise de conscience de dysfonctionnements pressentis (dans la mise en œuvre d’un programme, d’un projet dans le fonctionnement d’un service …) par la volonté d’améliorer une politique, un dispositif ou un mode de fonctionnement. - Qui est à l’origine de la demande d’évaluation ? L’idée peut émaner d’un « initiateur » différent du commanditaire.
- Quel est le point de vue du commanditaire ou de « l’ initiateur » sur les dysfonctionnements constatés ?
- Quels sont les protagonistes ?
- Quels sont les enjeux ?
- Quelle utilisation sera faite des résultats de l’étude ?
A ce stade, le commanditaire désigne le chef du projet d’évaluation.
(Pour aller plus loin : Fiche technique « En lignes » N°15 - §A ; « Petit guide de l’évaluation » - §2.2)
Élaborer le projet d’évaluation
La procédure qui part de la décision d’évaluer à la mise en œuvre pratique de l’évaluation constitue une phase d’étude préalable ou projet d’évaluation. Cette élaboration nécessite la collecte, le tri et le traitement préalable de l’information disponible sur l’objet évalué. Cette phase aboutit à la rédaction d’un mandat et d’un cahier des charges, documents par lesquels le commanditaire confie la responsabilité de l’évaluation à une instance d’évaluation (dans le cadre d’un mandat) et à un spécialiste de l’évaluation (cahier des charges).
Les différentes actions pour l’élaboration du projet d’évaluation sont les suivantes :
- Définir le dispositif d’évaluation
- Faire un diagnostic préalable
- Rédiger le mandat de l’instance d’évaluation
- Élaborer le questionnement
- Élaborer un référentiel
- Rédiger le cahier des charges de l’équipe d’évaluation
Définir le dispositif d’évaluation
Outre le chef de projet, selon l’importance de l’évaluation à conduire, le commanditaire met en place le dispositif d’évaluation qui peut comprendre :
- l’instance d’évaluation,
- selon l’importance du projet l’évaluation ou l’équipe d’évaluation.
Les conditions dans lesquelles se réalise une évaluation doivent permettre de répondre à la double exigence d’une expertise indépendante, à savoir :
1- un regard extérieur porté sur l’objet de l’évaluation,
2- une prise en compte équitable des points de vue des décideurs, des acteurs et des bénéficiaires
Faire un diagnostic préalable
Cette phase permet d’affiner le projet en évitant les questions trop générales ou imprécises. Elle favorise le déroulement d’une réflexion de qualité, tant au niveau des acteurs que de l’instance d’évaluation.
Ce diagnostic préalable permet d’effectuer une première analyse et d’identifier les lacunes, mais aussi de fournir les premiers éléments de réponse quant aux causes des dysfonctionnements appréhendés ; aux solutions d’amélioration "évidente".
A partir d’une collecte des données disponibles (études déjà réalisées sur le même objet, statistiques, etc.), il consiste à :
- définir le champ de l’évaluation (reformuler la commande en termes d’objet de l’évaluation et de registre de l’évaluation - cf. Fiche technique « En lignes » N°15, §B4) ;
- vérifier s’il y a articulation avec d’autres objets ;
- préciser quelle période il faut prendre en considération ;
- retrouver les objectifs (explicites et implicites) d’origine de l’objet à évaluer et ceux qui auraient pu apparaître entre temps, ainsi que les résultats et les effets attendus ;
- recueillir la perception des acteurs concernés sur la réussite, les échecs et les dysfonctionnements.
Ce recueil d’idées a priori ne constitue pas une anticipation sur les conclusions de l’évaluation, mais doit être considéré comme un recueil d’hypothèses à confirmer ou à infirmer ; - définir le moment de l’évaluation (ex ante, ex post, in itinere, évaluation intermédiaire)
L’évaluation ne doit pas être déconnectée de l’action, au risque que ses résultats n’intéressent plus personne. Il est important de trouver le moment où les résultats produits présentent de l’intérêt pour servir d’aide à la décision ou influer sur les comportements et les pratiques.
Rédiger le mandat de l’instance d’évaluation
Le mandat est le document officiel par lequel le commanditaire confie la responsabilité de l’évaluation à l’instance d’évaluation. Il insiste sur les questions qui intéressent le commanditaire, décrit le dispositif d’évaluation, fixe les délais.
Élaborer le questionnement
Il s’agit de l’étape clé de la mise au point du projet d’évaluation, car elle va structurer l’étape de recueil et de traitement de l’information, lors de la mise en œuvre du dispositif d’évaluation.
Ce travail consiste à transformer les questions générales telles que se les pose le commanditaire en hypothèses vérifiables sous forme de questions.
« Pour être efficace, une évaluation doit viser à répondre à des questions claires permettant d’aboutir dans des délais brefs à des réponses précises susceptibles de conduire à des décisions opérationnelles » (Circulaire du 28 décembre 1998).
Élaborer un référentiel
Le référentiel est constitué d’un ensemble de critères et de normes auxquels on se réfère sur lesquels on va s’appuyer pour se prononcer sur les performances de l’objet évalué.
Le référentiel de l’évaluation est indispensable pour porter un regard sur l’objet à évaluer.
Il s’appuie sur le questionnement.
Rédiger le cahier des charges de l’équipe d’évaluation
Le cahier des charges est la base contractuelle conclue entre le commanditaire et l’opérateur (évaluateur ou équipe d’évaluation).
Il contient notamment :
- Exposé des motifs : issue des études préalables, cette partie a pour objet d’exposer les raisons pour lesquelles l’évaluation a été décidée.
- Enjeux, finalités : les finalités décrivent l’utilisation prévue des résultats de l’évaluation.
- Champ de l’évaluation : décrire de manière exhaustive l’ensemble de ce qui fera l’objet de l’évaluation.
- Objectifs de l’évaluation : ils décrivent les connaissances ou résultats attendus associés au programme de l’évaluation.
Dans sa réponse au cahier des charges le(s) prestataire(s) pressenti(s) aura(auront) à définir et à proposer une approche méthodologique complète, la plus à même de réaliser les objectifs de l’évaluation.
- Questions évaluatives : questions auxquelles on demande aux évaluateurs de répondre, formulées sous forme de questions directes en termes de cohérence, de pertinence, d’efficacité, d’efficience et d’utilité finale (impact).
- Le bilan informationnel : issu du recueil d’informations effectué lors de l’étude préalable.
- Le dispositif de suivi de l’évaluation : comprenant le commanditaire, le chef de projet, l’instance d’évaluation, l’équipe d’évaluation (composition et rôle de chacun).
- Le calendrier et le phasage : la durée de l’évaluation doit être limitée dans le temps. Une durée excessive ne permet plus d’intégrer les conclusions aux processus de décision. Le cahier des charges précise les points d’arrêt donnant lieu à la rédaction de rapports intermédiaires débattus et validés par l’instance d’évaluation. Pour conclure, l’évaluateur présente un rapport final.
Pour aller plus loin : Consulter le petit guide de l’évaluation du Conseil scientifique de l’évaluation.
Les acteurs internes au dispositif d’évaluation
Les acteurs internes ont été listés (élaborer le dispositif d’évaluation/définir le dispositif d’évaluation). Il convient de préciser le rôle de chacun de ces acteurs, ou groupes d’acteurs :
- le commanditaire décide d’évaluer, valide les propositions faites par l’instance d’évaluation notamment celles qui sont issues du rapport final et, éventuellement, celles qui sont issues des rapports intermédiaires, décide des suites à donner à l’évaluation lorsque celle-ci est menée à son terme.
- Le chef de projet d’évaluation assiste le commanditaire dans toutes ses prises de décisions, assure un pilotage d’ensemble de l’opération d’évaluation, anime les travaux de l’instance d’évaluation.
- L’instance d’évaluation est un lieu de débats et de propositions. Elle participe à l’ensemble du processus d’évaluation, fait des propositions au commanditaire en vue de valider les étapes clés, au niveau de points d’arrêts préalablement définis.
Elle rédige les rapports intermédiaires et le rapport final. - L’évaluateur ou l’équipe d’évaluation est matériellement chargée de conduire à son terme l’opération d’évaluation selon une méthode de travail qu’elle propose et des outils qu’elle construit.
Les acteurs externes au projet d’évaluation
Ces autres acteurs sont les personnes ou les organisations directement ou indirectement impliqués dans "l’objet" évalué : c’est l’évaluateur qui, dans le cadre de la méthode de travail préconisée, détermine les acteurs à associer dans la démarche d’évaluation, par exemple, dans le cadre de réponses à des questionnaires, des entretiens, des enquêtes …
Voir :
Fiche technique « En lignes » N°15 - §3
Charte de l’évaluation : http://www.sfe-asso.fr/ (lien vers la charte en colonne de gauche).
La mise en œuvre du projet
Le projet d’évaluation a été élaboré. Il a abouti :
- à la clarification des objectifs, à la formulations des interrogations au sujet de "objet" à évaluer
- à la définition d’une méthode de travail et des investigations auxquelles il faudra procéder
- à l’identification des acteurs
- à la mise en place de moyens
Il convient maintenant de mettre concrètement en œuvre l’opération d’évaluation, qui doit aboutir dans des délais préétablis.
Cette réalisation opérationnelle relève :
- du chef de projet assurant une fonction de pilotage de l’ensemble de la démarche
- de l’instance d’évaluation
- de l’évaluateur chargé de la partie opérationnelle.
Pour ce faire, l’évaluateur met en œuvre la méthode de travail prédéfinie et utilise l’ensemble des outils habituels aux sciences sociales : études documentaires et historiques, exploitation des statistiques, techniques d’enquêtes (questionnaires, entretiens, audits …)
Voir la Fiche « En lignes » n°15
Le rapport final d’évaluation
Le rapport final d’évaluation est établi par l’instance d’évaluation, sur la base des éléments des rapports intermédiaires et du rapport de fin d’étude produit par l’opérateur (évaluateur ou équipe d’évaluation).
Dans ce rapport, après que leurs membres en aient débattu, l’instance d’évaluation apporte des réponses aux questions posées par le commanditaire et formule des propositions.
(Pour plus de précisions : Fiche technique « En lignes » N°15 § D - Petit guide de l’évaluation § 4.3)
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