OUPS vous donne accès :
au catalogue de l’offre annuelle de formation proposée par le CMVRH (format PDF), aux offres de stage en cours (possibilité de recherche thématique et géographique), aux avis de stage et à l’inscription en lignes aux formations.
Logo OUPSOUPS est le moteur de recherche permettant d’obtenir des renseignements sur une formation du CMVRH.
Pour les agents hors ministère, les avis de stages publiés et leur fiche d’inscription associée ne sont pas accessibles via l’application OUPS.
Les avis de stages ainsi que leur fiche d’inscription associée peuvent vous être adressés par votre CVRH de proximité.
S’abonner pour recevoir automatiquement les avis de stages.
Vous continuerez à recevoir les avis de stage comme avant. Il n’y aura plus de bulletin d’inscription papier et en effet il vous faudra vous connecter sur OUPS pour rechercher la formation.
Mais vous pouvez désormais plus facilement retrouver votre formation en cliquant sur la recherche par mots clefs (voir didacticiel). Les mots clefs peuvent être tirés du titre de la formation, ou bien des objectifs ou de la cible de la formation.
Une fois que j’ai validé ma demande de stage, il est impossible de la modifier.
Il sera nécessaire de contacter le CVRH afin qu’il puisse corriger votre demande.
Techniquement, il possible, pour le CVRH, de renvoyer un mail au supérieur hiérarchique.
Vous devez donc contacter votre CVRH pour lui signaler afin qu’il puisse renvoyer le mail de validation.
Chaque services pourra prioriser les demandes.
Deux problèmes peuvent apparaitre :
L’agent a rentré, lors de son inscription, une adresse mail erronée pour son supérieur hiérarchique, sa demande ne parviendra pas au bureau formation de la structure, car la première validation ne pourra pas être réalisée par le supérieur hiérarchique de l’agent.
Il conviendra que chaque service incite tous les agents à une grande vigilance lors de la saisie des adresses mail.
Le supérieur hiérarchique de l’agent ne valide pas à la demande alors qu’il l’a reçue. La demande est bloquée, le responsable formation du service ne recevra pas de demande de validation.
L’agent est aussi acteur du suivi de sa demande, il peut relancer son supérieur pour connaitre l’état d’avancement de sa demande (l’a-t-il validée ou non ?).
De son côté, le CMVRH a la possibilité de voir si la demande a été validée par le responsable hiérarchique ou si elle est en attente. Il peut aussi voir si le bureau formation du service de l’agent l’a validée ou non.
Il n’y a pas, à proprement parler, un espace gestionnaire dédié aux services formation. Lors d’une inscription d’un agent, après la validation du supérieur hiérarchique de l’agent, le bureau formation reçoit, à son tour, un lien pour valider ou non la demande. Le bureau formation a la possibilité d’attribuer un rang de classement, néanmoins, il appartient au service d’avoir un tableau de suivi des inscriptions et des rangs de classement car il n’existe pas d’interface reprenant l’ensemble de ces informations pour les services formation (seuls les CVRH peuvent avoir un suivi des demandes d’inscription en cours via leur interface de gestion).
Finalement, je ne suis plus disponible aux dates de la formation ou je ME suis trompé de formation et je veux annuler mon inscription.
Il n’est pas pas possible d’annuler sa demande avec l’inscription en ligne avec OUPS.
Pour annuler une demande d’inscription il est nécessaire de téléphoner ou d’envoyer un courriel au CVRH organisateur dont les coordonnées sont sur le bulletin d’inscription publié dans OUPS.
L’inscription est soumise à 2 validations : le supérieur hiérarchique et le bureau formation du service dont dépend l’agent.
Contrairement à SAFIRE, les champs sont libres pour les services formations (l’outil fait juste une proposition et prenant la dernière adresse mail de service formation que nous avons dans nos bases). C’est l’agent qui les renseigne.
Il y a effectivement un enjeu en interne dans chaque structure pour faire connaitre l’adresse à renseigner par les agents afin que le bureau formation puisse valider les demandes.
Pour les agents qui n’ont pas accès à un ordinateur au quotidien comme c’est actuellement le cas pour les agents d’exploitation des DIR notamment,
Il est possible de transmettre des bulletins d’inscription papier pour toutes les formations dont la date limite d’inscription est après le 04 février. Nous ferons bien entendu preuve de souplesse dans un premier temps et continuerons à accepter les inscriptions papier pour les agents qui ne sont pas équipés d’un ordinateur. Néanmoins, l’inscription en ligne devra devenir le seul moyen de s’inscrire à une formation.
Je m’inscris au stage que j’ai choisi, voici ce qu’il se passe après mon inscription :
1. Le système envoie un courriel à mon responsable hiérarchique
2. Mon responsable hiérarchique renseigne les informations demandées et valide la demande. Le système envoie un courriel à mon correspondant formation local et m’envoie un courriel de confirmation.
3. Le correspondant de formation renseigne les informations demandées et valide l’inscription. Le système m’envoie un mail de confirmation et une copie à mon responsable hiérarchique pour confirmer la validation par le correspondant de formation.
4. Le système ajoute ma candidature dans la liste des stagiaires de la formation puis le CVRH envoi les convocations ou les lettres de refus aux stagiaires.
Il n’y a pas à proprement parler un accès gestionnaire ! En fait quand un stagiaire va s’inscrire en ligne, cela va générer des liens qui vont être envoyés au VH1 et à son correspondant formation qui les renverront vers une page web pour valider (ou non) l’inscription.
Il sera donc essentiel de ne pas supprimer ces messages d’inscription à des formations, car sans le lien, il ne sera plus possible de valider une inscription.
A priori tous les stages sont susceptibles de n’être publiés qu’en ligne, mais ce sont généralement les directions d’administration centrale qui fournissent les avis de stage donc c’est à ce moment que l’on voit si telle ou telle formation sera ouverte en ligne ou via un bulletin papier. Toutefois, à partir du 4 février, la normalité sera l’inscription en ligne (pour les avis de stage publiés après cette date). Les préparations aux examens et concours (PEC) devraient donc bénéficier elles aussi de l’inscription en ligne.
Pourquoi l’agent doit-il retrouver sa formation dans le catalogue ? Une simplification est-elle envisagée à l’avenir ?
Techniquement, il n’était pas possible de faire un lien direct dans cette première version. Le CMVRH souhaitait pouvoir lancer l’inscription en ligne dès cette année même si le résultat n’est pas parfait. Néanmoins, une simplification (avec l’utilisation de lien directs comme SAFIRE) devrait bien être développée pour la prochaine évolution.
C’est un plus de s’inscrire en parcourant le catalogue notamment pour éviter l’inscription d’un agent sur une offre à l’autre bout de la terre qu’il a vu passer alors qu’un stage est visible sur le catalogue plus tard mais plus en proximité : c’est une demande forte des services…
Pas d’accès gestionnaire pour le moment.
Oui, les agents abonnés continueront à recevoir les offres publiées suivant les critères qu’ils on choisis.
Vous continuerez également à recevoir par mail certains avis de stage de la part des CVRH comme c’est la pratique actuellement.
Le lien systématique vers l’inscription en ligne n’est techniquement pas encore possible lors de ces envois par mail mais il est prévu dans la prochaine version.